Panduan Penuh Cara Daftar NGO atau Pertubuhan di Malaysia

Pada Mac 2021, Ketua Pengarah Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia (JPPM) atau sebahagian daripada kita kenal sebagai ROS (Registration of Societies Malaysia) maklumkan yang pihaknya menerima sekitar 12,000 permohonan untuk mendaftar pertubuhan bukan kerajaan (NGO) sepanjang tahun 2020.

Maksudnya, ramai sangat nak daftar NGO di Malaysia atas tujuan yang pelbagai. Contohnya seperti untuk badan kebajikan, badan dakwah, persatuan penduduk, ada juga sebagai platform untuk kutip dana bagi membangunkan institusi seperti masjid atau madrasah, ada juga sebagai platform untuk sampaikan dana kepada pihak yang memerlukan seperti pesakit kanser dan sebagainya.

Tapi persoalannya, macam mana nak daftar NGO atau Pertubuhan di Malaysia ni? InsyaAllah dalam tulisan kali ini, saya akan kongsikan panduan selengkap yang mungkin berkaitan dengan pendaftaran NGO ni.

Panduan 1 : Lantik Setiausaha

Sebelum segalanya bermula, mesti ada mesyuarat di antara anggota bakal NGO yang nak ditubuhkan. Dan syarat anggota mestilah sekurang-kurangnya adalah 7 orang. 7 orang ini merangkumi pengerusi, S/U, bendahari dan AJK. Mana boleh daftar seorang diri saja. Mesyuarat yang pertama ini dinamakan sebagai Mesyuarat Penubuhan. Dan jangan lupa catat minit mesyuarat ya. Nak bincang apa dalam mesyuarat ini?

Bersetuju menubuhkan pertubuhan,
Meluluskan nama pertubuhan yang akan didaftar,
Menetapkan tempat urusan atau alamat yang akan didaftarkan,
Melantik Ahli-Ahli Jawatankuasa Penaja Pertubuhan untuk uruskan pertubuhan (antara jawatan penting adalah setiausaha).
Meluluskan undang-undang (atau perlembagaan) pertubuhan yang nak didaftarkan.
Catat minit mesyuarat.

Boleh rujukan pautan di sini : https://mzm-dev.github.io/ros/syarat.html

Panduan 2 : Pilih Nama NGO Yang Sesuai Dan Alamat Pejabat

Disebabkan anda dah mengadakan mesyuarat penubuhan, panduan kedua ini mesti tak ada masalah sangat. Cuma macam mana nak pastikan nama NGO yang nak didaftarkan ini sesuai atau sebaliknya? Ini tugas setiausaha (S/U) untuk semak dalam sistem e-ROS. Nama mesti dalam Bahasa Melayu, kemudian diikuti oleh Bahasa Inggeris jika ada, dan mesti dalam kurungan. Contohnya, Pertubuhan Bulan Penuh (Full Moon Organisation).

Alamat pejabat pula akan menentukan ROS negeri mana yang akan proses permohonan anda. Cuma pada bahagian ini juga, ada dua item yang mesti diberikan perhatian khususnya oleh S/U. Iaitu :

Negeri Pertubuhan : Ianya akan merujuk kepada negeri di mana alamat pejabat atau tempat urusan NGO anda.
Taraf Pertubuhan : Ianya menentukan komposisi AJK. Kalau taraf pertubuhan/NGO adalah negeri, maksudnya semua AJK mestilah datang dari negeri yang sama dengan negeri pertubuhan/NGO. Contoh kalau negeri NGO adalah Selangor, maksudnya semua AJK mestilah mempunyai kad pengenalan Selangor. Kalau taraf NGO adalah kebangsaan, setiap 7 orang AJK mesti datang dari 7 negeri berbeza.

Panduan 3 : Pilih Format Perlembagaan

Secara umumnya, kita boleh pilih format perlembagaan yang nak dibuat. Boleh pilih sama ada nak ikut format ROS ataupun format sendiri. Kalau format ROS, boleh rujuk contoh yang diberikan secara percuma dalam laman web mereka.

Panduan 4 : Deraf Lambang Bendera dan Lencana Pertubuhan

Ini antara bahagian paling penting, iaitu wujudkan identiti melalui bendera dan lencana NGO. Kami cadangkan untuk buat yang paling mudah, tetapi bermakna. Sebab nanti setiap warna, bentuk atau seumpamanya mestilah diberikan penjelasan atau perincian. Kemudian lambang, bendera dan lencana mestilah diupload ke dalam e-ROS oleh Setiausaha.

Panduan 5 : S/U Daftar Akaun e-ROS Dan Daftar Borang Permohonan Online

Sebelum akses sistem e-ROS, Setiausaha mestilah mencipta akaun dalam e-ROS. Boleh daftar dalam pautan ini : https://www.eroses.gov.my/ros.php

Selepas daftar, barulah key-in dalam sistem segala butiran yang diperlukan termasuk logo, bendera dan segala maklumat yang diperlukan. Ketika fasa ini mungkin akan ambil masa yang agak lama. Sebelum tekan butang HANTAR, jangan lupa untuk buat semakan dua tiga kali bagi memastikan tiada sebarang kesilapan dibuat.

Selepas siap daftar, Setiausaha mesti buat pembayaran untuk proses permohonan sebanyak RM30. Kalau pendaftaran ditolak, kena bayar RM30 untuk permohonan yang baru.

Panduan 6 : Tunggu Jawapan Dalam Email

Setelah siap semuanya, tunggu jawapan daripada ROS berkaitan dengan permohonan anda. Sekiranya ditolak, buatlah permohonan baru jika berminat. Tetapi jika lulus, alhamdulillah. Jika perlu pembetulan atau penjelasan, buat dalam sistem e-ROS tersebut dan simpan. Jawapan akan dimaklumkan melalui e-mail sekitar satu hingga dua minggu selepas hantar.

Sentiasa ingat, meskipun pendaftaran dan urusan dibuat secara online, jangan lupa untuk sekurangya pergi sekali ke pejabat ROS untuk bertanyakan perihal permohonan ataupun buat carian rasmi. Carian rasmi ini maksudnya dapatkan dokumen yang disahkan oleh ROS secara fizikal. Dokumen yang perlu pengesahan adalah sijil pendaftaran, pelembagaan pertubuhan dan senarai AJK.

Semua dokumen ini penting untuk pembukaan akaun bank pertubuhan selepas ianya berjaya diluluskan. Bank amat memerlukan segala dokumen yang berkaitan serta disahkan dan dicop oleh Pendaftar Pertubuhan.

Panduan 7 : Buka Akaun Bank

Anda berjaya tubuhkan NGO atau pertubuhan anda? Tahniah. Langkah yang ketujuh adalah dengan membuka akaun bank. Ini antara bahagian yang agak mencabar. Setiap bank mempunyai birokrasi yang berbeza. Anda mesti putuskan terlebih dahulu nak buka akaun bank apa. Seterusnya ikut arahan dan maklumat yang diperlukan oleh bank.

Setakat ini sahaja perkongsian untuk kali ini. Anda dapat sesuatu daripada artikel ini? Moga bermanfaat ya.